Chaos s sebou přináší další chaos a je nutné mu zamezit, než převládne. Tak například New York byl v 70. a 80. letech známý svou rozsáhlou pouliční kriminalitou. Jedním z hlavních faktorů, kterému je připisováno úspěšné zatočení s vlnou zločinu, bylo praktické využití tzv. teorie rozbitých oken. Zjednodušeně řečeno, tam kde lidé vidí stopy zločinu (rozbitá okna, graffiti, odhozené odpadky), tam budou mít větší tendenci zločin páchat. A proto se vedení města rozhodlo zatočit nejen s kriminálním živlem, ale i s nepořádkem v ulicích. Pomohlo to a schopnost se vypořádat se zločinem tehdejšímu starostovi Rudy Giulianimu zajistila velkou popularitu u obyvatel.

Byly doby, kdy pohled na moji e-mailovou schránku, připomínal temnou uličku v New Yorku 80. let. Důležité zprávy musely sdílet prostor s horou nepotřebného balastu, který se neustále kupil a jeho velikost mě odrazovala od snahy s tím bordelem něco dělat. Nakonec se mi ale podařilo uvést schránku do použitelného a přehledného stavu. Jak k tomu došlo?

Jeden e-mail jim všem vládne

První důležitou zásadou pro efektivní používání e-mailu, je naučit se konsolidovat. Patřím mezi e-mailové závisláky, kteří si svůj inbox kontrolují často, až obsesivně. Po dlouhou dobu jsem ale nekontroloval jednu, ale dvě, tři až čtyři různé e-mailové schránky. Většina z nás si za pár let projde několika schránkami, a tak jak to bývá u normální pošty, existují lidé či služby, které nepřejdou na novou adresu. Místo toho vám zprávy od univerzity chodí na jeden e-mail, pracovní záležitosti na jiný, osobní věci na další atd. Oddělení práce a osobního života je důležité pro vaši duševní pohodu, takže není problém mít specificky pracovní e-mail (tedy, pokud umíte vypnout a nekontrolujete ho ve volném čase). Všechno ostatní ale patří do jedné schránky. Neměl by být problém si nastavit přeposílání zpráv ze starších e-mailů do nového a díky ušetřeným minutám denně možná získáte navíc den života.

Vyřešte zprávy, než přijdou

Většina moderních e-mailových klientů dnes nabízí poměrně dobré možnosti, jak roztřídit poštu ještě předtím, než se k vám dostane. Nemusíte proto vytvářet složitý systém složek, ve kterém se stejně po nějaké době začnete ztrácet. Všechny zprávy od rodinných příslušníků si můžete označit třeba “Naši a ségra”, zprávy od služeb, které platíte měsíčně pak “Účtenky” a nastavit si, že se do schránky pro nové maily ani nedostanou, rovnou se budou archivovat. Nejenom, že to sníží nápor na váš inbox, ale také vám to usnadní hledání e-mailů, které zrovna potřebujete.

Přeplněné schránce lze také odlehčit tím, že zamezíte tomu, aby vám některé zprávy vůbec přicházely. Zamyslete se nad tím, kolik newsletterů vám každý měsíc přistane v e-mailu a vy je bez rozmyšlení hned vymažete? I když se vám v jednu chvíli zdály užitečné nebo zajímavé, odhlaste se z odběru všeho, co doopravdy nechcete. Možná vás pak překvapí o kolik míň zpráv najednou budete dostávat.

Pravidlo jednoho kliku a pěti vět

V neposlední řadě se také vyplatí lépe zacházet s e-maily, které jsou pro vás důležité, nezabírají místo, ale možná vězí ve schránce až proklatě dlouho. Zapamatujte si pravidlo jednoho kliku a pěti vět. Klikněte pouze na ty e-maily, na které máte opravdu v úmyslu odpovědět a slibte si, že vaše odpověď nepřesáhne pět vět. Může se to zdát krátké, či strohé, ale ve skutečnosti je mnohem běžnější nacpat do jedné zprávy příliš mnoho zbytečných informací než nedostatek užitečných.

Ještě chvíli...

Skvělým, i když lehce nebezpečným výdobytkem moderních e-mailových služeb je i “snoozing”. Termín je odvozen od funkce budíků, které vám po stisknutí tlačítka povolí spát o pár minut déle, než začnou opětovně zvonit. Snoozing v e-mailu vám také dá čas navíc, tím, že vám stejný e-mail pošlou znova, o několik hodin či dní později. V ideálním případě by vám snoozing měl pomoci vypořádat se s těmi nejdůležitějšími e-maily a méně důležité odsunout na později, bez toho, aby zůstávaly ve schránce, jako součást nevyřízené hromady. Užitečné, ale podobně jako nevinné tlačítko na budíku někdy způsobí, že zaspíme do práce, může e-mailový snoozing vést k tomu, že e-maily nakonec nevyřídíte nikdy nebo velmi pozdě.

Závislost na kontrolování e-mailu se mi zatím vyléčit nepodařilo, a tak nemůžu radit ani vám, jak se jí zbavit. Díky výše zmíněným zásadám se ale jedná o mnohem méně bolestivé a časově náročné postižení. Doufám, že vám moje rady pomůžou aspoň trošku nastolit řád ve vaší schránce.

Lukáš Horák