Pokud jste se jako firma rozhodli pro realizaci nového projektu, možná oceníte několik praktických tipů, jak se správně připravit. Nejdříve si řekněme, co se skrývá pod slovem projekt. Jedná se o časově ohraničené úsilí směřující k vytvoření nebo změně unikátního produktu nebo služby. Klíčové je omezení projektu v čase a jedinečnost výstupů. Projekt je také omezen zdroji, které jsou pro jeho realizaci k dispozici.

Každý projekt má, nezávisle na typu či velikosti, několik fází. Standardně se jedná o přípravu zadání projektu, tj. specifikace požadavků, výběr dodavatele, samotnou realizaci včetně testování a následně nasazení do provozu. V průběhu projektu je vyžadována součinnost pracovníků v různých rolích na straně klienta i dodavatele a to v různém rozsahu.

Požadované role a kapacity na straně klienta

Součinnost ze strany klienta v oblasti rolí se může měnit dle aktuální fáze projektu. Existují však role, které jsou nezbytné po celou dobu realizace projektu. Jednou z nich je PROJEKT MANAŽER, neboli člověk, který bude mít za stranu klienta komplexní přehled, bude koordinovat interní schůzky, komunikovat s dodavatelem, kontrolovat termíny externí, ale také plnění interních úkolů nebo zajišťovat přípravu interních podkladů. Důležitou rolí je VLASTNÍK PRODUKTU, neboli člověk, který definuje vize projektu, jeho přínos pro firmu, ale také může určovat priority řešení jednotlivých požadavků. Člověk v této pozici bude mít právo rozhodnout o změně rozsahu projektu, například rozšíření o nové funkcionality, což má obvykle dopad na finanční stránku, či změně termínů projektu, což také může mít dopad na finanční stránku projektu například tím, že se nestihne hlavní prodejní sezóna firmy. Tyto tři role jsou klíčové pro každý úspěšný projekt a to nezávisle na jeho velikosti.

Další role, které budou pro projekt nezbytné, obvykle vyplývají ze zaměření projektu. Pokud se bude jednat o projekt typu webová prezentace firmy, budou to například zástupci marketingového a obchodního oddělení, či management firmy. Půjde-li o implementaci CRM systému, bude se pravděpodobně jednat o průřez všemi odděleními společnosti, tj. od call centra až po IT oddělení.

Ať už se řeší jakýkoliv projekt, je pro definování účastníků důležité vědět, k jakým účelům bude projekt sloužit. Na základě této definice lze určit skupiny pracovníků, kteří by se měli na projektu podílet. Vzhledem k tomu, že součinnost ze strany klienta je jednou z nejdůležitějších součástí projektu, měl by každý dodavatel požadavky tohoto typu pomoci definovat.

Pokud jde o rozsah součinnosti, tj. kolik hodin či „člověkodní“ bude potřeba alokovat pro konkrétní roli, toto vyplývá z fáze a rozsahu projektu. Tyto informace vám poskytne dodavatel projektu. Finální harmonogram celého průběhu projektu bude reflektovat jak kapacitní možnosti dodavatele, tak kapacitní možnosti klienta. Proto je důležité alokaci pracovníků za stranu klienta řešit již v rámci přípravy projektu.

Jak již zde bylo uvedeno, projekt má různé fáze. Z hlediska náročnosti bývá na straně klienta nejdůležitější úvodní fáze, tj. příprava zadání a výběr dodavatele, příprava zadávací dokumentace, práce na analýze, akceptace dokumentů a designu, poté závěrečná fáze, tj. testování a nasazení do produkce. Projekt si lze tedy vizuálně představit jako písmeno ve tvaru U, kdy dva vrcholy jsou z hlediska kapacit na straně klienta nejnáročnější.

Součástí úvodní fáze je také definice akceptačních podmínek pro převzetí projektu, tj. definice akceptovatelných chyb dle kategorií (zpravidla A-blokující, B-majoritní, C-minoritní), zaškolení pracovníků klienta, dokumentace, další plnění (individuální dle projektu).

Zvláště upozorňujeme na důležitost závěrečné fáze, tj. testování klientem, kdy je dodavatelem požadována vysoká součinnost ze strany klienta. Testování probíhá na základě připravených testovacích scénářů pokrývajících všechny stavy, které mohou v systému nastat, tudíž se testuje mnoho variant scénářů. Klient zaznamenává zjištěné chyby dle definovaných kategorií. Dodavatel je následně dle dohodnutého harmonogramu odstraňuje.

Dostatek prostoru a motivace

Možná jste si při čtení předešlých řádků položili dotaz, proč je vlastně potřeba, aby se na projektu podíleli zaměstnanci klienta, když byl pro projekt vybrán kvalitní dodavatel. Na to existuje jednoduchá odpověď. Dodavatel je obvykle odborníkem na technologie, grafické či on-line trendy a pravděpodobně se alespoň částečně orientuje v oboru klienta. Není ale zcela jistě znalcem obchodní či marketingové strategie klienta, nezná konkrétní pracovní postupy a ani neví to, zda klient pracuje s obecně známými pojmy souvisejícími s oblastí jeho podnikání, nebo zda si vytvořil vlastní. Všechny tyto informace a mnoho dalších, musí každý dodavatel získat přímo od klienta, od lidí, kteří pro jeho společnost pracují denně. Pouze prostřednictvím takto získaných detailních znalostí lze realizovat projekt, který bude skutečně řešit potřeby klienta.

Z tohoto důvodu zde kladu důraz na dvě slova, kterými jsou prostor a motivace. Vytvořit dostatek prostoru je zároveň základním kamenem motivace, na kterém lze stavět dál. Každý zaměstnanec klienta má obvykle dostatek své práce a nový projekt je často něčím navíc. Proto je důležité definovat požadovaný rozsah hodin či „člověkodní“ a v souvislosti s již existujícími pracovními povinnostmi definovat priority řešení jednotlivých úkolů.

Pracovníci na straně klienta zároveň musí chtít spolupracovat. Téma motivace by mohlo vydat na jeden samostatný článek, pokud ne více. Uvedu zde tedy alespoň dva tipy, jak na to.

Čím dříve klíčové zaměstnance do projektu zapojíte, tím lépe. Pokud budou mít prostor vstoupit už do přípravné fáze projektu vlastními nápady či připomínkami, s projektem se sžijí a nebudou mít pocit, že to co potřebují oni, vymyslel někdo jiný, tedy ten kdo tomu nerozumí, tudíž to určitě nefunguje správně, nebo že tuto změnu vůbec nepotřebovali, atd. Zároveň, pokud jednotlivé role zapojíte do projektu již od počátku, budou na konci, ve fázi testování projektu klientem, vědět co, jak a hlavně proč je daná věc řešena takto a ne jinak.

Dobrou motivací je také prémie za úspěšný projekt. Může se jednat o finanční, ale i nefinanční odměnu, nebo kombinaci obojího. Vhodným způsobem může být například prezentace projektu v rámci celofiremní schůze, s vyzdvihnutím konkrétních lidí, kteří se na projektu podíleli, nebo závěrečný interní e-mail.

Plánujte, zapojujte a kontrolujte

Jedním ze způsobů, jak do projektu zapojit týmy lidí, jsou workshopy. Projekt manažeři za stranu klienta a dodavatele společně připraví plán, kdy, koho a v jakém rozsahu budou potřebovat. V rámci workshopu se poté probírá definované téma, kdy se všichni zúčastnění mohou vyjádřit. Dle fáze projektu se může jednat například o workshop typu brainstorming, prioritizace, či zpětná vazba.

V průběhu workshopů mohou a budou vznikat úkoly pro obě strany, tj. klienta i dodavatele, které budou více, či méně důležité pro realizaci projektu. Proto je nezbytné je zapisovat a sledovat jejich splnění. K tomu lze využít mnoho on-line aplikací, např. JIRA, Asana či Trello. Konkrétní způsob zadávání a sledování úkolů si domluvte s dodavatelem, protože je důležité, aby byl k dispozici jeden nástroj pro obě strany.

Naplánujte si pravidelné statusy a to jak s dodavatelem, tak interní. Jak často se mají konat, závisí na fázi projektu, ideální je alespoň jeden status týdně. S dodavatelem budete probírat aktuální stav projektu, v rámci interních schůzek plnění úkolů či nové interní požadavky. Tyto statusy se mají konat podle hesla „hlavně efektivně“. Jejich cílem není hloubková rozprava, ale rychlá kontrola stavu projektu, plnění jednotlivých úkolů. Pokud v rámci statusu narazíte na nový požadavek, neřešte jeho specifikaci zde, pouze naplánujte termín splnění a požadované role, které se jeho definování budou věnovat.

Není malého projektu

Ať se vám ze začátku může zdát, že projekt, který plánujete, je malý, realita může být jiná. Pokud jste se jako klient rozhodli realizovat nový projekt, je zřejmé, že vás to bude stát nějaké peníze. Přímá finanční investice je ale pouze jednou částí projektu. Tou druhou, nepřímou, jsou interní hodiny, které budou projektu věnovat vaši zaměstnanci.

Proto, nezávisle na rozsahu projektu, věnujte jeho přípravě a průběhu dostatek prostoru. Neváhejte zapojit do přípravných prací vybraného dodavatele, nebo si nechte poradit od odborných konzultantů. Jako klient nemusíte mít mnoho zkušeností s realizací tohoto druhu projektů, na rozdíl od dodavatele, pro kterého je to „denní chleba“. Kvalitní dodavatel doporučí jak správně nastavit komunikační schéma, umí definovat požadované role na straně klienta, také předpokládaný rozsah potřebných kapacit ze strany klienta.

Vždy mějte na paměti, že jakýkoliv správně pojatý projekt je „týmová hra“, kdy dodavatel a klient tvoří jeden tým s jedním cílem. Pokud se vše zdaří, odměnou pro všechny bude úspěšný projekt, kterým se bude prezentovat klient, dodavatel, ale také jednotliví interní zaměstnanci.

Zuzana Drotárová