Době, kdy zaměstnanci brali firemní portál (intranet) pouze jako prostor pro zjišťování informací o dění ve společnosti, odzvonilo. Mezi pomyslné zvonečky se mimo jiné přidala i platforma SharePoint Server od společnosti Microsoft.

Co to ten SharePoint vlastně je?

SharePoint je platforma vyvinutá společností Microsoft sloužící primárně k vytváření webů organizací. Lze ho použít i jako bezpečné úložiště dokumentů a ke sdílení informací. Přitom k datům v něm uloženým můžeme přistupovat z libovolného zařízení: notebook, stolní PC, tablet, smartphone, dokonce i prostřednictvím například smart TV. Jediné co potřebujeme je webový prohlížeč např. Internet Explorer, Microsoft Edge, Chrome, Safari, Opera nebo Firefox, aj.

Vznik tohoto „kouzelného“ podnikového nástroje je datován do roku 2001. Od té doby vyšlo několik jeho on-premise verzí a dokonce i verze pro cloud, která je součástí Microsoft Office 365.

Dnes se vám pokusím přiblížit využití nejpoužívanější verze SharePointu 2013 jako intranetového portálu.

Obrázek 1 - Základní obrazovka SharePointu 2013

Efektivita především

SharePoint nabízí veliké množství předpřipravených šablon pro zakládání webových prostorů, jako např. Týmový web, Projektový web, Web komunity, Web pro vývojáře, osobní web uživatele, tzv. My sites, nebo si můžete jednoduše vytvořit svojí vlastní šablonu, ve které si nadefinujete její strukturu přesně tak, aby splňovala kritéria dle vaší interní firemní metodiky.

Pojďme se teď společně podívat, jak nám intranet založený na SharePointu může velice zefektivnit práci, tím snížit náklady a sjednotit metodiku činností. Jeho sílu budu demonstrovat na konkrétním, smyšleném příkladu nově vznikajícího projektu.

Ve firmě se aktuálně plánuje spuštění nového projektu. K jeho správě a řízení se rozhodneme použít intranet, aby vše bylo hezky uceleně na jednom místě. Založíme si tedy webový prostor typu Projektový web. Do takto vytvořeného projektového prostoru jednoduše obsadíme uživatele do rolí, dle jejich funkce a můžeme začít pracovat. SharePoint nám v tuto chvílí nabízí možnosti jako ukládat dokumenty, nad těmito dokumenty spouštět workflow, jedno z předpřipravených je například Schválit. Toto workflow vygeneruje do prostoru úkol a notifikuje uživatele. My si ale velice snadno vytvoříme vlastní, takové, které přiřadí uživateli úkol a notifikuje ho o požadavku na doplnění daného dokumentu. Jedním z největších benefitů dané platformy je jednoznačně možnost spolupráce více lidí nad obsahem uloženým v SharePointu, tzv. kolaborace. Jinými slovy, na jednom dokumentu může pracovat hned několik uživatelů současně. Této funkcionality je docíleno díky naprosto plné integraci Microsoft Office balíku s danou platformou. Ve výsledku to vypadá tak, že jeden dokument edituje současně několik uživatelů. V dokumentu se námi editovaná pole uzamknou pro ostatní, takže každý vyplňuje jen svojí část. Uložením se dokument synchronizuje a změny se projeví u všech spolupracovníků.

Další velkou výhodou je možnost pracovat s daty uloženými na intranetu v off-line režimu, bez přístupu k jejich úložišti. Tohoto Microsoft dosáhl díky integraci OneDrive for Business. Tato desktopová aplikace synchronizuje off-line verzi dat na harddisk počítače, třeba obsah knihovny s uloženými dokumenty. Na těchto off-line dokumentech můžeme pracovat a po získání přístupu k intranetu se opět automaticky synchronizují.

Po založení projektového prostoru získáme i možnost využít například fórum, ve kterém budeme diskutovat nad problematikou daného projektu. Nebo seznam obsahující novinky, které se nám zobrazují na vstupní stránce portálu. A pokud to je hodně důležitá novinka, lze ho zobrazit i na úvodní stránce celého intranetu.

Vše si přitom lze snadno personalizovat a přizpůsobit svým požadavkům pro zobrazení základních informací.

Obrázek 2 - Ukázka podoby projektového webu

Jednoduše a pro všechny

Nedílnou částí každého aktivně používaného portálu jsou zajisté číselníky. Všichni se snaží je centralizovat na jedno místo, aby byly jednoduše spravovatelné. SharePoint toto umožňuje pomocí Managed Metada Service. Tato služba nám umožňuje na jednom místě efektivně a přehledně (ve stromečkové struktuře) spravovat číselníkové hodnoty. Nejedná se jen o správu číselníků ve tvaru popisných hodnot, ale lze s ní jednoduše spravovat i dokumentové šablony.

Pro ilustraci budu pokračovat ve výše uvedeném příkladu použití založeného projektového webu. Součástí každého projektu jsou nějaké průvodní dokumenty, např. nabídka, manažerský plán, zápis z porady, aj. Potřebujeme jeden z těchto dokumentů založit a aplikace nám nabídne dle typu vybrat ten konkrétní a stáhne jeho šablonu z centralizovaného úložiště šablon dokumentů. Takže pokaždé máme k dispozici automaticky aktuální verzi.

SharePoint podporuje využití číselníkových hodnot z jiných, externích aplikací, které je dokáží publikovat například pomocí nějaké webové služby, nebo přímo zobrazením číselníku z externí databáze.

Nevím kde to je a potřebuju to hned

Poslední částí, kterou bych chtěl zmínit je možnost jednoduchého vyhledání dat uložených v intranetu. Toto zastřešuje důmyslně navržený vyhledávací mechanismus, který lze opět relativně jednoduše konfigurovat dle vašich požadavků. Například potřebujete vyhledávat podle typu dokumentu, tento typ je uložen v metadatech dokumentu, nebo od kolegy víte, že uložil nový dokument do intranetu, ale nepamatuje si kam. Toto je téměř klasický scénář nejčastějšího použití. I s takto málo informacemi se dá jednoduše dohledat. Do vyhledávače zadáte teoretický název dokumentu a následně pomocí tzv. upřesnění výsledků (upřesnění data vzniku dokumentu od – do, jméno kolegy a typ dokumentu) požadovaný dokument dohledáte.

I uživatelé mají svůj prostor

Neodmyslitelnou výhodou SharePointu jsou i tzv. osobní prostory (My sites). Toto je takový soukromý internetový prostor každého uživatele. Může si do něj ukládat vlastní dokumenty (osobní OneDrive), které potom lze sdílet s ostatními. Pokud mu byl v rámci celého intranetu přiřazen nějaký úkol, nalezne ho i zde, tzn. z celého intranetu (ze všech projektových webů, týmových webů, atd.) se mu zde kumulují všechny jemu přidělené úkoly. Opět to je hezky centralizované na jednom místě. Současně zde vidí, do jaké diskuse přispěl, nebo zda mu někdo odpověděl, změny nad jím sledovanými dokumenty, či sledování příspěvků s určitými tagy, které si definoval a které ho zajímají. Dobře nastavená MySite se stává pro uživatele velice důležitým rozcestníkem při jeho každodenní pracovní činnosti.

Obrázek 3 - Možná podoba My Sites

Kdo, co a kdy

Veškerá uživatelská činnost je, podle výše nastavení, velice detailně logována a verzována. Tím pádem je možné se lehce vracet k předchozím verzím dat uložených v SharePointu, nebo tyto verze porovnávat. Díky rozsáhlému logování je umožněn i reporting v závislosti na činnostech uživatelů.

Zavedením takto sofistikovaného systému dojde ve společnosti ke znatelnému zjednodušení sdílení informací, umožní spolupráci více uživatelů najednou nad některými dokumenty, jednoduše je vše na jednom místě, lehce dohledatelné a striktně dodržené dle interní metodiky společnosti.

Co chybí, dovyvineme

Velkou výhodou popisované technologie je i možnost poměrně jednoduchého vývoje vlastních řešení a rozšíření. Tato platforma má velice sofistikovaně řešeno několik rozhraní, které developerům umožní práci s daty v ní uloženými.

Další možností vývoje je i zakoupení jednoho z několika možných nabízených rozšiřujících řešení pro jednoduché, efektivní a hlavně pohodlné zpracování workflow v podobě grafického návrháře (modelátoru).

Pavel Kazík