​Nevím, jestli je dobře odpovědět hned v úvodu, ale já to udělám. Je to proto, že toho chceme vždy udělat zbytečně moc. 

Vezměme si takový menší projekt: Aplikace, která Vám řekne, kolik máte ještě zbývající dovolené. Co všechno by taková věc měla umět?

• Mělo by umět zobrazit vyčerpanou i nevyčerpanou dovolenou.
• Mělo by to být napojené na mzdové účetnictví.
• Mělo by to hlídat zákonné limity.
• Mělo by to mít plánovač dovolené.
• Systém na schvalování, rušení a přesouvání.

...

... Jo a musí to být hezké, bezpečné, žluté a také mobilní.

Vidíte to? Už tady je zárodek neúspěchu.

Pojďme, ale dál. Zadání máme zanalyzované začíná vývoj.

• Jak to bylo myšleno s tím přesouváním?
• Ještě bychom tam měli přidat reporty
• Musíme myslet na všechna budoucí rozšíření.

...

Každý si chce přidat něco a my to akceptujeme, jednou, protože to chtěl pan ředitel, jednou kolega, jednou si přidáme něco sami, abychom vypadali také „kreativně“. Tohle myslím všichni znáte, to ale není ten hlavní problém. Ten přichází až teď.

Právě jsme totiž vyčerpali rozpočet na celý projekt a jsme měsíc po termínu. Co uděláme? Začneme lidi honit, rušíme dovolenou a seškrtáme spoustu dalších „zbytných“ aktivit v projektu (tedy ještě i ty co tam zbyly po škrtání na začátku).

Pak to vypadá nějak takhle:

• Testování, to je třeba, ale máte na to maximálně 3 dny.
• Zavedení a zprovoznění pro všechny? … To snad ani nemusíme plánovat, vždyť už to funguje.
• Komunikace všem lidem, že máme novou aplikaci? … Lidi si to řeknou, třeba teď to říkám Vám.
• Učení? Že bychom to měli lidi naučit používat? … Nesmysl, nejsou blbí.
• Kontrolovat jestli to používají, no dáme to manažerům za úkol. Oni tomu možná také nerozumí, ale od toho jsou manažeři.

A výsledek?

Většina lidi o novém systému neví, ti co o něm vědí, ho neumějí používat, a ti co umí, ho nepoužívají, protože úplně nefunguje, a ten zbytek využívá jeho malou část se zatnutými zuby a nadává. K tomu všemu se ozve určitě pár zhrzených lidi, kteří nenašli v aplikaci „svůj butonek“, který několikrát doporučovali přidat.

Vzpomínáte ještě k čemu to všechno mělo být?

Měla to být aplikace, která ukáže, kolik Vám zbývá dovolené. Mohlo to být jedno jediné číslo, které je napsané u vašeho jména. Bylo by dost času na všechno, co už jsme nestihli. Žádné chyby, lidé by věděli, co TO číslo u jejich jména znamená, učit by se toho moc nemuseli a věřte tomu, že by si lidi dovolenou brali častěji, a tak byli odpočatější a firmě by se nehromadila nevyčerpaná dovolená.
Co říci na závěr: nechtějme toho zbytečně moc a mysleme na konec (jak už ostatně řekl pan Covey). Když si uvědomíme, že projekt nekončí naprogramováním, ale tím že lidé systém používají. A používat ho nebudou bez toho, abychom jim o něm řekli a naučili je s ním pracovat. Teprve pak nebudeme vymýšlet „nesmysly“ a nevyčerpáme celý čas již v úvodu.

Martin Paták